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企業によってはプロジェクトを進行するうえで、手順や成果書類を規定した「プロジェクト管理規定」などが整備されていると思います。規定集がない企業でも、例えば、「仕様書のテンプレート」などが準備されていることでしょう。
これに記載されている項目を抜け漏れなくチェックできるように、プロジェクト管理システムで管理する必要があります。
新たにプロジェクトを開始するとき、プロジェクト管理システムには、まずこれらの規定やテンプレートで定義されている項目を投入することになります。
多くの場合、フェーズ分けの大きなルールがあり、それに合わせて工程の期間を計画していきます。よく使われるものとしては、「要件定義」⇒「概要仕様定義」⇒「詳細仕様決定」⇒「開発等の作業」⇒「社内テスト」⇒「納品」⇒「客先テスト」⇒「検収」があります。
基本となるこの流れをプロジェクト管理システムのテンプレートにし、個別のプロジェクトに合わせた項目を追加・修正できるようにします。
プロジェクトの各フェーズでは、そのフェーズの完了に必要な項目、書類があります。テンプレート内にチェックリストを定義しておくことで、プロジェクトを起こすときにチェック項目が抜けることを防ぐことができます。
また、作成した書類を添付することで、漏れを防ぎ、一元的に情報を集約できます。
実際に作業が始まると、各担当者は「今日作業する項目」「今週作業する項目」など、To Doリストを作って進行していくことになります。
これをシステムで管理することで、自身が担当しているタスクのリストからTo Do リストに項目を移動する、あるいは、新たにTo Doリストに発生した項目をスケジューリングのためにガントチャートに追加することで、作業の抜け漏れを防ぎ、スケジュールとも連動していくことができるようになります。
リスト形式や階層形式でもタスクの洗い出しは可能ですが、近年は、自分のアイデア出し、チームでもアイデア出しのためにマインドマップを使うこともあります。
関係性をわかりやすく表現することで、作業の洗い出しの漏れの防止や、思いもつかなかった別の作業の削減に寄与します。
Easy Redmineでは、上記のすべてを実現することができます。
本セミナーでは、Easy Redmineのプロジェクトテンプレート機能、チェックリスト機能、To Doリスト機能を、ガントチャートを中心とした観点で解説、デモンストレーションします。
また、マインドマップ機能であるEasy WBSを使って、タスクを洗い出し、ガントチャートに反映させる手順もお見せします。
・プロジェクトにおける流れと成果物の例（抜け漏れの例）
・製品デモ
ガントチャート
プロジェクトテンプレート
チェックリスト
文書添付
To Doリスト
マインドマップWBS
株式会社ヒューリンクス
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